छोटे बिज़नेस संचार यानी कम्यूनिकेशन योजना बनाने के चरण यानी प्लान

15/06/2021

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एक बिज़नेस के कामकाज में संचार यानी कम्यूनिकेशन एक ज़रूरी यंत्र है। फिर भी इसे अक्सर नज़रअंदाज़ कर दिया जाता है, जिससे कई अवसर चूक जाते हैं। हालांकि, एक तेज दृष्टि और रणनीतिक प्रबंधन के साथ, आपके चीज़ छवि का संचार यानी कम्यूनिकेशन आपके ग्राहक के साथ विश्वास स्थापित करने और पर्याप्त लाभ प्रदान करने में मदद कर सकता है।

Steps to Build a Small Business Communication Plan

प्रभावी संचार यानी कम्यूनिकेशन आपकी संपूर्ण मार्केटिंग योजना का एक प्रमुख घटक है। यह आपकी चीज़ छवि को बेहतर बनाने और खरीदारी के निर्णय लेने में आपकी मदद कर सकता है। यह आपके समूह के भीतर और आपके संभावित एवं मौजूदा कस्टमर दोनों के साथ मजबूत बिज़नेस संबंध बनाने में भी आपकी मदद कर सकता है। लेकिन प्रभावी व्यावसायिक संचार यानी कम्यूनिकेशन को निष्पादित करने के लिए आपको एक उचित संचार यानी कम्यूनिकेशन योजना विकसित करने की ज़रुरत होगी। एक मजबूत संचार यानी कम्यूनिकेशन योजना बनाने और उसका पालन करने के लिए यहां कुछ ज़रूरी प्लान दिए गए हैं।

Steps to creating and following a robust communication plan

1. उद्देश्य को परिभाषित यानी व्यक्त करें

इस बारे में सोचें कि आप अपनी संचार यानी कम्यूनिकेशन रणनीति के साथ क्या हासिल करना चाहते हैं और इसे अल्पकालिक और दीर्घकालिक टार्गेटों में विभाजित करें। उदाहरण के लिए, आपका अल्पकालिक टार्गेट अगली तिमाही में बिक्री में 20% की वृद्धि करना हो सकता है, जबकि आपका दीर्घकालिक टार्गेट अगले 18 से 24 महीनों में रूपांतरण दर में वृद्धि करना हो सकता है। व्यावसायिक संचार यानी कम्यूनिकेशन इन छोटे और दीर्घकालिक टार्गेटों को प्राप्त करने में ज़रूरी भूमिका निभाते हैं। अपनी सोशल मीडिया उपस्थिति बढ़ाना, किसी प्रसंग का प्रचार करना, एक नया चीज़ या सेवा का प्रक्षेपण करना, संचार यानी कम्यूनिकेशन के कुछ अच्छे उदाहरण हैं जो आपको अपने टार्गेटों को प्राप्त करने की दिशा में काम करने में मदद करते हैं। अगले प्लान पर जाने से पहले आपको अपने उद्देश्य को स्पष्ट/ सही रूप से लिखना होगा।

2. परिभाषित करें कि आप किससे बात कर रहे हैं

आगे बढ़ने से पहले, आपको एक बहुत ही ज़रूरी प्रश्न का उत्तर देना होगा: आप किससे बात कर रहे हैं? आप अपने टार्गेट जनसांख्यिकीय की पहचान करके यह स्थापित कर सकते हैं कि आपके दर्शक कौन हैं। आपको अपने दर्शकों के बारे में निम्नलिखित का पता लगाना चाहिए:

उनके आयु समूह
उनकी भौगोलिक स्थिति
उनकी सांस्कृतिक पृष्ठभूमि/ रहने का स्थान
उनका सामाजिक आर्थिक वर्गीकरण

आपको अपने दर्शकों तक पहुंचने के लिए सही चैनलों की पहचान करने की भी ज़रुरत होगी। यह एक पत्रिका, या एक वेबसाइट के माध्यम से हो सकता है। किसी चीज़ को प्रक्षेपण करते समय, या किसी प्रसंग को बढ़ावा देने के लिए, जिस तरह के दर्शकों को वे आकर्षित करते हैं, उस पर एक पत्री के साथ प्रकाशनों और व्यापार मंचों की एक सूची आपके लिए एक आसान संसाधन होगी।

3. अपनी कंपनी की ताकत को परिभाषित करें

जब आप किसी भी मार्केटिंग प्रणाली के माध्यम से अपने चीज़ छवि की आवाज का संचार यानी कम्यूनिकेशन करते हैं, तो विशेष रूप से अपनी अनूठी स्थिति को अत्यधिक प्रतिस्पर्धी बाजार में उजागर करना ज़रूरी है। अपने छोटे बिज़नेस के लिए संचार यानी कम्यूनिकेशन योजना विकसित करते समय, आपको अपनी कंपनी की ताकत और आसमान विशेषताओं को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने यानी अच्छे से और उन्हें प्रतिस्पर्धात्मक/ कम्पेटिटर लाभ में बदलने की ज़रुरत होगी।

4. सामग्री निर्माण फ़ोर्माटो पर निर्णय / डिसिज़न लें

जब संचार यानी कम्यूनिकेशन की बात आती है तो आपके दर्शकों से बात करने के कुछ तरीके होते हैं। आप आसान उपभोग के लिए छोटे प्रारूपों में से चुन सकते हैं, जो दिखने में शक्तिशाली व रचनात्मक हो और जो आपके ब्रांड की आवाज़ को व्यक्त करते हैं, या लंबे फ़ॉर्मैट जो दर्शकों के लिए आपके संदेश पर बहुत विस्तार से चर्चा करते हैं। सामग्री फ़ॉर्मैट की आपकी पसंद आपके उद्देश्य से निर्धारित होती है। उदाहरण के लिए, अपने अल्पकालिक टार्गेटों को प्राप्त करने के लिए, आप ब्लॉग या ईमेल समाचार पत्रिका सेट करने जैसे आसान और किफ़ायती तरीकों को चुन सकते हैं। एक दीर्घकालिक टार्गेट के रूप में, यूट्यूब चैनल शुरू करके यूट्यूब वीडियो बनाने में निवेश करना एक किफायती निवेश यानी रक़म हो सकता है। अपनी पहुंच बढ़ाने के लिए यूट्यूब सशुल्क अभियानों में रक़म लगाये। आप इसका उपयोग उन विषयों पर ब्लॉग और वीडियो प्रकाशित करके अपने बिज़नेस के क्षेत्र में एक नेता के रूप में अपने चीज़ छवि को स्थापित करने के अवसर के रूप में भी कर सकते हैं, जहां आपकी कॉम्पटिशन में बढ़त है।

5. एक सामग्री पंचांग बनाएं

संचार यानी कम्यूनिकेशन पंचांग आपकी मार्केटिंग योजना का एक ज़रूरी हिस्सा हैं। हालांकि, हर साल, रिपोर्टें प्रकाशित की जाती हैं जो दर्शाती हैं कि अधिकांश व्यवसायों में अच्छी तरह से परिभाषित योजना नहीं होती है। साप्ताहिक और मासिक पंचांग बनाने से आप यह बता सकते हैं कि आपकी सामग्री कब प्रदर्शित होगी और इसमें क्या शामिल होगा।

एक संचार यानी कम्यूनिकेशन पंचांग आपकी मदद करेगा:

आप जो भी संवाद करते हैं, और आप इसे कब और कैसे करते हैं, इसके साथ अधिक रणनीतिक बनें
अंतिम समय में हाथापाई से बचने के लिए अपने प्रयासों की योजना बनाएं
संपूर्ण अभियान विकसित करें जो आपके चीज़ छवि की स्थिति में मदद करें
अपने ग्राहक के साथ बहुत अधिक या बहुत कम संचार यानी कम्यूनिकेशन से बचें

अपनी सामग्री के बारे में पहले से योजना बनाना ज़रूरी है, क्योंकि यह आपके अनुसरण के लिए मार्ग दर्शन निर्धारित करता है। लेकिन साथ ही आपको अपने अनुसूची में ज़रुरत आने पर परिवर्तन करने के लिए भी तैयार रहना चाहिए।

6. अपने दर्शकों तक पहुंचें

एक बार आपके पास सामग्री पंचांग तैयार हो जाये तो समझिये, संचार यानी कम्यूनिकेशन शुरू करने का समय आ गया है। सामग्री पंचांग का पालन करने के अलावा, आपको निम्नलिखित गतिविधियाँ पर भी ध्यान देना चाहिए:

अपने ग्राहकों और संभावनाओं को वैयक्तिकृत ईमेल भेजें
सामाजिक परामर्श को प्रोत्साहित करें
पहुंच और प्रभावशीलता बढ़ाने के लिए टार्गेट विज्ञापनों का उपयोग करें
लोकप्रिय निर्देशिकाओं के साथ पंजीकरण करें
सामाजिक मंचों और चर्चा समूहों में भाग लें (बी2बी कंपनियों के लिए लिंक्डइन)
वेबिनार और पॉडकास्ट व्यवस्थित करें
अपने टार्गेट दर्शकों के बीच साझा करने और प्रचार करने के लिए वीडियो बनाएं और सामाजिक मंचों का उपयोग करें

7. व्यावसायिक नारे और छोटे विवरण तैयार करें

अपने दर्शकों से बात करते समय आप चाहते हैं कि आपके टार्गेट दर्शक याद रखें कि आप क्या कह रहे हैं। यह रचनात्मक और आकर्षक छोटे विवरण और नारे का उपयोग करके प्राप्त किया जा सकता है। आपकी छोटे विवरण और नारे आपके दर्शकों का ध्यान खींचने के लिए पर्याप्त रचनात्मक होने चाहिए, लेकिन समझने और याद रखने के लिए बहुत जटिल नहीं हो। साथ ही, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वे आपकी चीज़ छवि के साथ संरेखित हों और आपके चीज़ की विशेषताओं को प्रतिबिंबित करें।

8. बिज़नेस और उसके अद्वितीय मूल्य प्रस्ताव का वर्णन करते हुए एक संक्षिप्त संदेश बनाएं

जिस संदेश को आप संप्रेषित करना चाहते हैं वह आपकी कंपनी की खूबियों को उजागर करना चाहिए। अपने अद्वितीय विक्रय बिंदु की पहचान करने के लिए आपको अपने उत्पादों और प्रतिस्पर्धियों पर शोध करना होगा। अपने आप से पूछें कि ऐसा क्या है जो आपकी कंपनी प्रदान करती है जो अन्य नहीं करते हैं? आप उनसे बेहतर कैसे हैं? लोग आपके उत्पादों को क्या खरीदते हैं? क्या यह वह गुण है जो आप प्रदान करते हैं या यह आपकी सेवा है? अपनी ताकत को समझने के बाद, अपने संदेश में उस पर ध्यान केंद्रित करें। उदाहरण के लिए, जब आप एक प्रचार ब्लॉग प्रसारण कर रहे हों, तो सुनिश्चित करें कि यह आपके बिज़नेस और आपकी कंपनी द्वारा प्रदान की जाने वाली अनूठी सेवाओं का वर्णन करता है। संदेश सरल और स्पष्ट होना चाहिए और आपकी चीज़ छवि के साथ संरेखित होना चाहिए।

9. एक टार्गेट दर्शक चुनें

आपकी सामग्री के आधार पर, आपके टार्गेट दर्शक आपके निवेशक, ग्राहक, शेयरधारक, कर्मचारी या यहां तक कि सरकारी अधिकारी भी हो सकते हैं। एक बार जब आप अपने टार्गेट दर्शकों पर फैसला कर लेते हैं, तो अपने संदेशों को तैयार करें ताकि आपके दर्शक शुरू से ही उनसे जुड़ सकें। उदाहरण के लिए, आप जो संदेश किसी कर्मचारी और अपने छोटे बिज़नेस निवेशकों को भेजते हैं, वह एक जैसा नहीं होना चाहिए। दर्शकों की विशिष्ट ज़रुरतओं को पूरा करने के लिए आपको अपने संचार यानी कम्यूनिकेशन को वैयक्तिकृत करने की ज़रुरत है।

10. सही संचार यानी कम्यूनिकेशन माध्यमों का चयन करें

एक संचार यानी कम्यूनिकेशन माध्यम चुनें जो आपके टार्गेट दर्शकों तक पहुंचने के लिए सबसे उपयुक्त हो। विभिन्न माध्यमों के अपने लाभ और हानियों का संग्रह होता हैं। संचार यानी कम्यूनिकेशन माध्यम जो व्यापक पहुंच प्रदान करते हैं, उन्हें गहन लागतें लग सकती हैं। दूसरी ओर, एक छोटी पहुंच आपके संदेश के साथ न्याय करने में विफल हो जाएगी। संचार यानी कम्यूनिकेशन माध्यमों का सही मिश्रण निर्धारित करने के लिए जो आपकी व्यावसायिक ज़रुरतओं के अनुरूप है, आपको उपलब्ध विकल्पों का संपूर्ण लागत विश्लेषण करना चाहिए और तदनुसार अपने माध्यमों को अंतिम रूप देना चाहिए। याद रखें, आपके द्वारा चुने गए माध्यम आपके टार्गेट दर्शकों के बीच लोकप्रिय होने चाहिए और उन्हें उनके द्वारा विश्वसनीय माना जाना चाहिए।

11. अपनी योजना को क्रियान्वित करें

एक बार जब आपका संदेश तैयार हो जाता है और आपने संचार यानी कम्यूनिकेशन माध्यमों की पहचान कर ली है - तो अब आपकी योजना को क्रियान्वित करने का समय आ गया है। आपको न केवल अपनी योजना को लागू करना चाहिए बल्कि उसकी निगरानी भी करनी चाहिए और समय रहते इस प्रक्रिया में आने वाली बाधाओं को दूर करने का प्रयास करना चाहिए।

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